Management Assistant (Luxembourg)

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Positionnement

Equipe Asset Management, fait rapport au Shopping Center Manager

La fonction est back-up de :

- Management Assistant Commercial

- Toute l’équipe Shopping Centers Lux (courrier, téléphone, tâches journalières)

Objectif de la fonction

Le rôle de management assistant englobe le soutien indispensable à l'équipe Knauf au Luxembourg à plusieurs niveaux. En parallèle, vous aurez le privilège d'assumer le rôle de Assistant(e) Personnel(le) du Shoppping Center Manager. Un poste où vos compétences administratives et commerciales brillent de concert dans un environnement dynamique et stimulant.

Devoirs et responsabilités

Champ de résultats 1 : Support commercial

  1. Support administratif et commercial
  2. Préparation des offres de locationElaboration et mise à jour des fiches de commercialisation/locationMise à jour auprès des agents
  3. Encoder les données dans Yardi
  4. Suivi des contrats en cas de travaux et suivi des durées des baux
  5. Gestion des garanties bancaires
  6. Suivi des baux en termes d’échéances et renouvellements
  7. Encodage des baux dans Yardi
  • Déclaration d’option TVA
  • Mise à jour du « Tenancy Schedule » (locataires par bâtiment + loyer + surface + échéance) et communication aux parties prenantes (RvB - comptabilité – finance – marketing/communication – property management)

8. Gestion des mouvements locatifs dans le portefeuille

  • Mise à jour des mouvements locatifs
  • Reporting de ces mouvements locatifs aux parties prenantes (RvB - comptabilité – finance – marketing/communication – property management)

9. Suivi des vacances locatives

10. Suivi des dossiers assurances

11. Répondre aux diverses tâches administratives comme : KYC, AML, demandes diverses des banques

12. Préparation et envoi des factures loyers et mise à jour du tenancy schedule mensuellement sous la supervision du « GL accountant »


Champ de résultats 2 : Suivi administratif, réception & office management

  1. Gestion du bureau, des consommations et fournitures
  2. Gestion du catering de l’office center
  3. Supervision des contrats d’entretien (nettoyage, plantes, eau, …)
  4. Gestion du système de réservation des salles de réunion
  5. Courrier entrant et sortant
  6. Rédaction et envoi du courrier propriétaire
  7. Gestion téléphonique
  8. Personne de contact/liaison - Suivi des appels téléphoniques entrants
  9. Accueil des clients, service boissons, préparation et organisation de la salle de réunion, préparation des rendez-vous
  10. Gestion de l’agenda du Shopping Center Manager, catering de Pommerloch, réservations
  11. Rôle de personne de contact/liaison entre les commerçants et le Management
  12. Suivi des demandes d’audit sous la supervision du « GL accountant »

Champ de résultats 3 : Vendor management

  1. Assurer le suivi des factures fournisseurs dans Yardi
  2. Suivi des contrats des fournisseurs
  3. Établir et tenir à jour le classement des factures
  4. Scanner et encoder les données
  5. Réaliser les bons de commandes fournisseurs
  6. Contrôle des avancements des contrats : suivi et payements
  7. Encodage des contrats de services (Yardi)

Champ de résultats 4 : Réunions commerciales et réunions de la commission permanente

  1. Participer tous les 15 jours à la réunion d’équipe pour les points généraux du quotidien, les points commerciaux et les points concernant les locataires
  2. Rédiger les rapports : tenant compte des besoins quotidiens de l’équipe, des points spécifiques techniques, marketing, capac, points locataires, nouveaux baux, fin des baux, contentieux, etc.
  3. Assister aux réunions commerciales et rédiger le rapport, mettre sur le drive et envoyer aux participants (agents). Faire le suivi.
  4. Suivi de l’analyse des indicateurs clefs Description des tâches :
  5. Encodage et analyse des chiffres visiteurs, répartitions commerciales
  6. Exécution de tableaux de synthèses (reporting)
  7. Encodage et suivi de la répartition commerciale magasins et bureaux (Pommerloch et Schmiede)

Connaissances et compétences

Expertise/compétences techniques

  • Langues : FR/LUX/DE (ENG/NL option)
  • Maîtrise des outils Office
  • Connaissance des outils CRM/finance
  • Bachelor en formation administrative
  • Notions de base en comptabilité

Compétences génériques

  • Orienté client
  • Esprit d'entreprise
  • Enthousiaste et extraverti.e
  • Attentif.ve aux détails
  • Communicatif.ve/empathique
  • Orienté.e résultats

Profil - Informations générales et pratiques

  • Lieu de travail : Pommerloch ou Schmiede, Luxembourg
  • Les horaires de travail sont flexibles - 9h-18h ou, dans certains cas, commencer plus tard pour finir plus tard
  • Nécessité d'être là où nos services sont requis=> présence physique requise => possibilité de travail à domicile exclus
  • Période de formation/mise en route : 3 mois

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