Senior Conference Coordinator (Belgique)

Postulez maintenant

À PROPOS DE NOUS

Nextensa est un investisseur et un promoteur immobilier belge de premier plan. Nous découvrons des opportunités et les transformons en une croissance précieuse pour toutes les parties prenantes. Outre la création de quartiers pionniers, nous contribuons à la communauté en anticipant les tendances et en créant des espaces durables et animés pour vivre, travailler, se détendre et faire du shopping. La Maison de la Poste se trouve dans la Gare Maritime sur Tour & Taxis, un site développé et détenu par Nextensa.

LA MAISON DE LA POSTE NE RESSEMBLE À AUCUN AUTRE LIEU DE RÉUNION SUR BRUXELLES

"Entrez dans le charme inégalé de la Maison de la Poste, un lieu à Bruxelles qui se démarque des autres. Au-delà de sa façade historique, ce bâtiment patrimonial magnifiquement rénové transcende l'ordinaire pour devenir une plaque tournante où l'inspiration prend son envol. Ici, vous êtes invité à vous connecter avec les autres, à laisser votre imagination s'envoler et à explorer de nouveaux horizons.

POSITIONNEMENT

Équipe asset management, sous la responsabilité du Sales & Hospitality Manager

OBJECTIF DE LA FONCTION

Le Senior Conference Coordinator joue un rôle essentiel dans la réussite globale de la Maison de La Poste, en se concentrant principalement sur le développement des relations avec les clients, stimulant ainsi les ventes et optimisant la qualité de bout en bout des réunions et des événements. Ce rôle implique une approche à multiples facettes, englobant la liaison avec les clients, la gestion des ventes, les rapports financiers et la coordination de divers éléments afin de s'assurer que le lieu reste une destination de premier choix.

Tâches et responsabilités (liste non limitative de tâches)

Votre domaines de responsabilité sont les suivants :


Coordination de réunions et d'événements :

  • Superviser de bout en bout la qualité des réunions et des événements, en veillant à ce qu'ils se déroulent sans heurts.
  • Coordonner divers éléments tels que la gestion immobilière, la négociation des contrats, la planification du personnel et la passation des commandes pour assurer le bon déroulement de l'événement.
  • Planifier et superviser les livraisons pour les événements, en fournissant des conseils le jour de l'événement.


Gestion des relations avec les clients et les fournisseurs :

  • Agir en tant que point de contact unique (SPOC) pour les fournisseurs et les clients, en veillant à ce que leurs besoins soient satisfaits.
  • Recueillir des informations en retour et identifier les domaines à améliorer, en favorisant les relations à long terme avec les clients pour une croissance durable.

Efficacité opérationnelle et meilleures pratiques :

  • Rechercher et développer les meilleures pratiques pour les opérations commerciales quotidiennes, en liaison avec l'informatique, le marketing et d'autres départements.
  • Optimiser les processus de travail actuels, y compris l'évaluation et la transition éventuelle vers de nouveaux systèmes pour améliorer l'efficacité.
  • Se concentrer sur l'amélioration de l'accessibilité et de la clarté du service à la clientèle, en abordant les questions liées aux canaux de communication et à la rapidité d'exécution.

Gestion des ventes :

  • Conserver et développer la base de clients actuelle grâce à une gestion efficace des relations.
  • Attirer activement de nouveaux clients, en mettant l'accent sur la constitution de réseaux lors d'événements et en ciblant les congrès pour obtenir des réservations complètes.
  • Assister votre responsable dans la négociation et la renégociation des contrats avec les partenaires, en veillant à ce que les conditions soient mutuellement avantageuses en fournissant les informations appropriées.

Contrôle financier :

  • Fixer des objectifs de vente et s'efforcer de les atteindre, en contrôlant et en adaptant constamment les stratégies pour atteindre les objectifs.
  • Rapport sur votre propre objectif et sur l'objectif de l'équipe
  • Contribuer à l'élaboration des prévisions financières
  • responsable du suivi et de l'envoi méticuleux des factures, garantissant des processus financiers sans faille et la satisfaction des clients

COMPÉTENCES REQUISES

Expertise/compétences techniques

  • Langues : Connaissance parlée/écrite du néerlandais, du français et de l'anglais.
  • Expérience confirmée dans la vente et la gestion de l'accueil, de préférence dans un lieu similaire.
  • Solides compétences en matière de négociation et de gestion des contrats.
  • Sens financier avec la capacité d'analyser des données financières et d'en rendre compte.
  • Excellentes capacités d'organisation et de coordination, garantissant le bon déroulement des événements.
  • Compétences en communication efficace, tant à l'oral qu'à l'écrit, pour les interactions avec les clients et les collaborations internes.
  • Connaissance/expérience dans des fonctions orientées vers la clientèle : hôtels, centres de conférence, tourisme...
  • Connaissance de l'approche commerciale et de la gestion des clients
  • Connaissance des applications office
  • Connaissance de l'utilisation d'applications/programmes comptables

Compétences génériques

  • Orienté vers le client
  • L'esprit d'entreprise
  • Enthousiaste et extraverti
  • Le souci du détail
  • Communicatif/empathique
  • Résultat orienté

Profil - informations générales et pratiques

  • Nous aimons les lève-tôt... et adorons les chauves-souris : notre centre ouvre à 8 heures et accueille des événements jusqu'à 23 heures.
  • Flexibilité des horaires de travail - 8h-18h ou, dans certains cas, commencer plus tard pour finir plus tard (vers 22h).
  • Besoin d'être là où se trouvent nos clients => présence sur place nécessaire => pas de travail à domicile possible
  • Lieu de travail : Tour & Taxis Bruxelles, Gare Maritime, Bâtiment Maison de la Poste
  • L'âge, l'expérience, etc. n'ont pas vraiment d'importance, nous recherchons avant tout des "fonceurs" - des personnes désireuses d'obtenir un résultat et qui savent ce que signifie l'orientation client, et qui appliquent cette façon d'agir dans toutes leurs tâches.

Postulez maintenant

Informations personnelles
CV & documents