Management Assistent (Luxemburg)

Solliciteer nu

Positionering

Team Asset Management, rapporteert aan de Shopping Center Manager

Doel van de functie

De rol van managementassistent omvat vele taken, en begint bij het bieden van essentiële ondersteuning aan het Knauf-team in Luxemburg op verschillende gebieden. Tegelijkertijd heb je de kans om te werken als Persoonlijk Assistent van de Shopping Center Manager. Het is een positie waarin je administratieve en commerciële vaardigheden samenkomen en dit in een dynamische en stimulerende omgeving.

Taken en verantwoordelijkheden (niet-uitputtende lijst)

Resultaatsgebied 1: Commerciële Ondersteuning

  1. Administratieve en commerciële ondersteuning
  2. Voorbereiding van huurovereenkomsten
  3. Ontwikkeling en bijwerken van huurdocumentatie
  4. Agenten up to date houden
  5. Gegevensinvoer in Yardi
  6. Contractbewaking tijdens bouwwerkzaamheden en huurperiodes
  7. Beheer van bankgaranties
  8. Leasebewaking voor vernieuwingen en vervaldatums
  9. Lease-invoer in Yardi
  10. BTW verklaringen
  11. Bijwerken van de Tenancy Schedule en communicatie met stakeholders(BoD - boekhouding - financiën - marketing / communicatie - vastgoedbeheer)
  12. Beheer van huurbewegingen in de portefeuille
  13. Huurbewegingen bijwerken
  14. Rapportage van huurbewegingen aan belanghebbenden (BoD - boekhouding - financiën - marketing / communicatie - vastgoedbeheer)
  15. Bijhouden van leegstand
  16. Verzekeringsdossieropvolging
  17. Afhandeling van diverse administratieve taken zoals KYC, AML, diverse bankverzoeken
  18. Voorbereiding en verzending van huurfacturen en maandelijkse updates van Tenancy Schedule onder toezicht van de GL-accountant


Resultaatsgebied 2: Administratieve opvolging, onthaal & kantoorbeheer

  1. Kantoor-, consumptie- en voorraadbeheer
  2. Beheer van catering in het kantoorcentrum
  3. Toezicht op onderhoudscontracten (schoonmaak, planten, water, enz.)
  4. Beheer van het reserveringssysteem voor vergaderruimtes
  5. Inkomende en uitgaande post
  6. Opstellen en verzenden van correspondentie van eigenaar
  7. Telefoonbeheer
  8. Contact-/verbindingspersoon - Opvolging van inkomende oproepen
  9. Klantenontvangst, drankenservice, voorbereiding en organisatie van vergaderruimte, afspraakplanning
  10. Beheer van de agenda van de Shopping Center Manager, Pommerloch catering, reserveringen
  11. Contact-/verbindingsrol tussen handelaars en Management
  12. Opvolging van auditverzoeken onder toezicht van de GL-accountant


Resultaatsgebied 3: Leveranciersbeheer

  1. Zorgen voor opvolging van leveranciersfacturen in Yardi
  2. Opvolging van leverancierscontracten
  3. Opstellen en bijhouden van facturenarchivering
  4. Scannen en invoeren van gegevens
  5. Maken van inkooporders voor leveranciers
  6. Voortgangsbewaking van contracten: monitoring en betalingen
  7. Invoer van servicecontracten (Yardi)


Resultaatsgebied 4: Commerciële vergaderingen en vergaderingen van de permanente commissie

  1. Tweewekelijkse deelname aan teamvergaderingen voor algemene dagelijkse zaken, commerciële kwesties en huurdersaangelegenheden
  2. Rapportage opstellen: rekening houdend met dagelijkse behoeften van het team, specifieke technische, marketing-, capaciteits-, huurderspunten, nieuwe huurovereenkomsten, eind huurovereenkomsten, geschillen, etc.
  3. Deelname aan commerciële vergaderingen, rapportage opstellen, uploaden naar drive en verzenden naar deelnemers (agenten). Opvolging.
  4. Opvolging van de analyse van kernindicatoren
  5. Encoderen en analyseren van bezoekerscijfers, commerciële verdelingen
  6. Uitvoeren van synthese tabellen (rapportage)
  7. Encoderen en opvolgen van commerciële verdeling van winkels en kantoren (Pommerloch en Schmiede)

Vereiste vaardigheden

Technische expertise / vaardigheden

• Talen: FR / LUX / DE (ENG / NL optioneel)

• Bekwaamheid in Office-tools

• Kennis van CRM/financiële tools

• Bachelor diploma in administratieve opleiding

• Basiskennis van boekhouding

• GENERIEKE COMPETENTIES

• COMPETENTIE 1: Integriteit, nauwgezetheid en discipline

• COMPETENTIE 2: Autonomie en flexibiliteit

• COMPETENTIE 3: Samenwerken met een resultaatgerichte benadering

• COMPETENTIE 4: Plannen en organiseren in samenwerking met SCM

• COMPETENTIE 5: Stressbestendig zijn en probleemoplossend tewerk gaan

• COMPETENTIE 6: Klantgericht zijn

Profiel - algemene info & praktisch

• Werkplek: Pommerloch of Schmiede, Luxemburg

• Flexibele werktijden - 9.00-18.00 uur of, in sommige gevallen, later beginnen om later te eindigen

• Je moet zijn waar onze diensten nodig zijn => fysieke aanwezigheid vereist => geen mogelijkheid tot thuiswerken

• Trainings-/inwerkperiode: 3 maanden

Solliciteer nu

Persoonlijke gegevens
CV & documenten