Senior Conference Coordinator (België)

Solliciteer nu

OVER ONS

Nextensa is een toonaangevende Belgische vastgoedinvesteerder en -ontwikkelaar. We hebben een neus voor opportuniteiten en zetten ze om in waardevolle projecten voor alle betrokken partijen. Naast het creëren van unieke wijken, dragen we bij tot de gemeenschap door te anticiperen op trends en het creëren van duurzame en levendige ruimtes om te wonen, werken, ontspannen en winkelen. Maison de la Poste is te vinden in de Gare Maritime op Tour & Taxis, een site ontwikkeld en beheerd door Nextensa.

MAISON DE LA POSTE IS ANDERS DAN ELKE ANDERE VERGADERLOCATIE IN BRUSSEL

"Stap binnen in de ongeëvenaarde charme van Maison de la Poste, een locatie in Brussel die zich onderscheidt van de rest. Met zijn prachtige historische gevel overstijgt dit gerenoveerde erfgoedgebouw het gewone en wordt het een hub waar inspiratie centraal staat. Hier wordt u uitgenodigd om in contact te komen met anderen, uw verbeelding de vrije loop te laten en nieuwe horizonten te verkennen.

POSITIONERING

Team Asset Management, rapporteert aan de Sales & Hospitality Manager

DOEL VAN DE FUNCTIE

De Senior Conferentie Coördinator speelt een centrale rol in het bereiken van het succes van Maison De La Poste. De focus ligt op het bevorderen van relaties met klanten, verkoop, en het optimaliseren van de end-to-end kwaliteit van vergaderingen en evenementen.

Deze rol omvat vele facetten, met onder andere: contact met klanten, sales management, financiële rapportage, en de coördinatie van de verschillende processen en betrokkenen om ervoor te zorgen dat de locatie een topbestemming blijft.

TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN (niet-limitatieve lijst van taken)

e bent onder andere verantwoordelijk voor:

Coördinatie van vergaderingen en evenementen:

  • Houdt toezicht op de kwaliteit van vergaderingen en evenementen van begin tot eind en zorgt voor een naadloze uitvoering.
  • Coördineert verschillende processen zoals vastgoedbeheer, contractonderhandelingen, personeelsplanning en bestellingen om een optimale evenementervaring te garanderen.
  • Plant en begeleidt leveringen voor evenementen en geeft begeleiding op de dag van het evenement.

Relatiebeheer met klanten en leveranciers:

  • Treedt op als Single Point of Contact (SPOC) voor zowel leveranciers/ klanten en zorgt ervoor dat aan hun behoeften wordt voldaan.
  • Verzamelt feedback en identificeert verbeterpunten om langdurige klantrelaties te bevorderen in het kader van duurzame groei

Operationele efficiëntie en best practices:

  • Onderzoekt en ontwikkelt best practices voor de dagelijkse operaties, in samenwerking met IT, Marketing en andere afdelingen.
  • Optimaliseert de huidige werkprocessen: evalueert bestaande systemen en bereidt indien nodig de overstap naar andere systemen voor.
  • Focust op het verbeteren van de toegankelijkheid en duidelijkheid van de klantenservice, waarbij problemen met betrekking tot communicatie en stiptheid worden aangepakt.

Sales management:

  • Behoudt/breidt het huidige klantenbestand uit door effectief relatiebeheer.
  • Werft actief nieuwe klanten, en legt de focus op klanten waarbij we end to end dienstverlening voor events of congressen kunnen bieden.
  • Assisteert de manager bij het onderhandelen en heronderhandelen van partnercontracten, waarbij je zorgt voor wederzijdse win situaties door de juiste input te leveren.

Financieel management:

  • Stelt verkoopdoelen op en streef ernaar deze te halen, waarbij je strategieën voortdurend controleert en aanpast om de doelen te halen.
  • Rapporteert over eigen doelstellingen en teamdoelstellingen
  • Draagt bij aan het opstellen van financiële prognoses
  • Neemt verantwoordelijkheid voor de nauwgezette opvolging en verzending van facturen, zodat de financiële processen naadloos verlopen en de klant tevreden is

VEREISTE COMPETENTIES

Technische expertise/vaardigheden

  • Talen: gesproken en geschreven kennis van Nederlands, Frans en Engels
  • Aantoonbare ervaring in sales en hospitality management, bij voorkeur in een soortgelijke omgeving
  • Sterke onderhandelingsvaardigheden en vaardigheden op het gebied van contractbeheer.
  • Financieel inzicht met het vermogen om financiële gegevens te analyseren en erover te rapporteren.
  • Uitstekende organisatorische en coördinerende vaardigheden, zodat evenementen soepel verlopen.
  • Effectieve communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, voor interacties met klanten en interne samenwerking.
  • Kennis/ervaring in klantgerichte functies: hotels, conferentiecentra, toerisme...
  • Kennis van sales management & klantenbeheer
  • Kennis van Office 365 applicaties
  • Ervaring in het werken met boekhoudprogramma's

Generieke competenties

  • Klantgericht
  • Ondernemend
  • Enthousiast en extravert
  • Met oog voor detail
  • Communicatief/empathisch
  • Resultaatgericht

Profiel - algemene info & praktisch

  • We houden van vroege vogels... en zijn dol op vleermuizen!: ons centrum opent om 8 uur 's ochtends , en organiseert evenementen tot 23 uur 's avonds.
  • Flexibele werktijden - van 8.00 tot 18.00 uur of in sommige gevallen later beginnen en later eindigen (rond 22.00 uur)
  • Je moet zijn waar onze klanten zijn => aanwezigheid op locatie vereist => geen thuiswerk mogelijk
  • Plaats tewerkstelling: Tour & Taxis Brussel, Gare Maritime, Gebouw Maison de la Poste
  • Leeftijd, ervaring, enz. doet er niet echt toe, we zijn vooral op zoek naar "go getters" - mensen die graag resultaat willen boeken en die weten wat klantgerichtheid betekent, en deze manier van handelen toepassen in al hun taken.

Solliciteer nu

Persoonlijke gegevens
CV & documenten